Een gespreksverslag maken met AI: van gesprek tot actiepunt
Na een goed gesprek weet iedereen wat er is afgesproken. Een week later weet niemand het meer precies. Een verslag maken kost tijd, en daarom gebeurt het vaak niet. Hier kan AI veel van overnemen.
Een klantgesprek levert veel op: wat de klant wil, wat het mag kosten, wie er beslist en wat de volgende stap is. Een week later is de helft daarvan vergeten, of het zit alleen in het hoofd van degene die het gesprek voerde. Een verslag lost dat op. Maar een verslag schrijven kost na elk gesprek een kwartier tot een halfuur, en dus gebeurt het vaak niet.
AI kan dat grotendeels overnemen. Het werkt in drie stappen: het gesprek vastleggen, er een verslag van maken, en het verslag op de juiste plek zetten.
Stap 1: het gesprek vastleggen
Er zijn twee manieren, en allebei werken.
Opnemen en laten uitschrijven. Teams, Google Meet en Zoom hebben tegenwoordig een functie die een gesprek uitschrijft en samenvat, vaak in een betaald zakelijk abonnement. Voor gesprekken aan tafel of aan de telefoon zijn er apps die een opname uitschrijven. Dit levert het meest complete verslag op.
Na afloop inspreken. Geen opname, maar direct na het gesprek twee minuten vertellen wat er is besproken, bijvoorbeeld in de auto of op weg naar de volgende afspraak. AI maakt van dat ingesproken verhaal een net verslag. Minder compleet, maar wel snel, en er wordt niemand opgenomen.
Laat vooraf weten dat je het gesprek opneemt, waarom, en wat je met de opname doet. Vraag of de ander dat goed vindt. Een opname bevat persoonsgegevens, en onder de AVG moet je mensen informeren over wat je ermee doet. Verwijder de opname zodra het verslag klaar en gecontroleerd is. Twijfel je over je eigen situatie, vraag dan advies.
Stap 2: van gesprek naar verslag
Een uitgeschreven gesprek is nog geen verslag. Het is een lange lap tekst met "eh" en zijpaden. Wat je wilt, is een vaste opbouw die je bij elk gesprek terugziet. Bijvoorbeeld:
- Wie en wanneer. Klant, deelnemers, datum.
- Wat de klant wil. In twee of drie zinnen, in de woorden van de klant.
- Wat er is afgesproken. Prijzen, planning, keuzes.
- Actiepunten. Wie doet wat, en voor wanneer.
- Open vragen. Wat moet nog worden uitgezocht.
Geef AI die opbouw als vaste instructie mee, samen met een korte beschrijving van je bedrijf. Dan krijg je na elk gesprek hetzelfde soort verslag, of jij het gesprek voerde of een collega.
Lees het altijd na
AI kan dingen verkeerd verstaan of een afspraak net anders samenvatten dan hij bedoeld was. Vooral bij getallen, namen en data. Lees het verslag dus na voordat je het deelt of ergens op baseert. Dat kost een paar minuten, en het blijft veel sneller dan zelf schrijven.
Stuur je het verslag naar de klant, dan is dat meteen een goede controle. Klopt er iets niet, dan hoor je het nu, en niet pas als de factuur er ligt.
Stap 3: het verslag op de juiste plek
Een verslag in je mailbox is beter dan niets, maar nog niet goed genoeg. Het hoort bij de klant, in je klantsysteem. Dan ziet een collega daar meteen wat er speelt, en kan het verslag de basis zijn voor de volgende stap.
Dat kan met de hand: kopiëren en plakken. Het kan ook automatisch, met een koppeling tussen je vergadertool of AI-tool en je klantsysteem. Daar zit de grootste tijdwinst, want dan typt niemand meer iets over. Een verslag kan zo ook direct de input zijn voor een offerte die AI voorbereidt, en de actiepunten komen vanzelf op een lijst.
Je voert 10 klantgesprekken per week en een verslag kost je 20 minuten. Dat is ruim 3 uur per week. Bij € 60 per uur en 46 werkweken is dat ruim € 9.000 per jaar aan verslagen schrijven. Of, wat vaker gebeurt: verslagen die nooit worden geschreven.
Hoe begin je?
Kies deze week één soort gesprek, bijvoorbeeld het eerste gesprek met een nieuwe klant. Spreek na afloop in wat er is besproken en laat AI er een verslag van maken met de opbouw hierboven. Doe dat vijf keer. Dan weet je of het werkt en wat je aan de instructie moet veranderen.
Wil je dat ik het voor je inricht, inclusief de koppeling met je klantsysteem? Dat kan als Eén taak uit handen. Over het hele plaatje schreef ik vijf stappen om AI in je bedrijf in te voeren.