AI doet het voorwerk.
Een verslag, een offerte, een antwoord of een sortering. Snel, en altijd in dezelfde opbouw.
Taak uit handen: offertes en opvolging
De offerte staat klaar. De opvolging vergeet niemand meer.
Na het gesprek maakt AI een eerste versie van de offerte, in jouw opbouw en met jouw prijzen. Daarna houdt het bij wie nog niet heeft gereageerd, en zet het per naam een opvolgmail voor je klaar. Jij past aan en verstuurt.
Herken je dit?
Je offerte was goed. Je hebt er alleen nooit meer naar gevraagd.
In het callcenter zag ik het elke dag: de meeste ja's komen niet na het eerste contact, maar na het tweede of derde. In kleine bedrijven blijft dat tweede contact meestal liggen.
Nu
- Elke offerte begint bij een leeg document, of bij een oude offerte die je aanpast. Dat kost al snel drie kwartier.
- Wie nog niet reageerde, zit in je hoofd of nergens. Er is geen lijst.
- Opvolgen voelt als zeuren. Dus het schuift op, tot het te laat is.
Straks
- Na het gesprek staat er een conceptofferte klaar, in jouw opbouw, met jouw prijzen en in jouw toon.
- Elke ochtend een kort lijstje met wie een offerte heeft en nog niets liet horen. Per naam staat er een conceptmail klaar die verwijst naar wat jullie bespraken.
- Wie ja of nee zegt, gaat van de lijst. Niemand krijgt een herinnering die nergens op slaat.
Zo pak ik het aan
Vier stappen, en de meeste doe ik.
Jij vertelt hoe je nu offertes maakt en opvolgt, en keurt goed wat ik maak. Het inrichten en testen doe ik, op afstand.
-
1
Meten45 minuten samen
We kijken naar je offertes van de afgelopen maanden. Hoeveel maak je er, hoe lang kost er één, en hoeveel bleven er zonder antwoord liggen? Dat is de lat.
-
2
Je opbouw vastleggenjij keurt goed
Ik zet je prijzen, je vaste teksten en drie tot vijf goede offertes van vroeger op een rij. Daaraan leert AI je opbouw en je toon. Jij bepaalt wanneer en hoe vaak er wordt opgevolgd.
-
3
Inrichtendat doe ik
Je aantekeningen of een gespreksverslag worden de input voor de offerte. Elke offerte krijgt een status op één plek. Daaruit komt elke ochtend het lijstje met conceptmails.
-
4
Opleveren en nametenna vier weken
Je krijgt een korte video waarin ik laat zien hoe het werkt. Na vier weken meet ik opnieuw. Dan zie je wat het opleverde, of dat het niets opleverde.
Hoe ik AI laat werken
AI maakt het concept. Een mens beslist.
Dit principe zit in alles wat ik bouw, ook in mijn eigen bedrijven. Het is mijn antwoord op de grootste zorg van ondernemers: dat AI op eigen houtje iets doms naar een klant stuurt.
De software kijkt na.
Is alles ingevuld en klopt het met jouw regels? Ontbreekt er iets, dan gaat het niet verder.
Jij keurt goed.
Met één klik, of één tik op je telefoon. Pas dan gaat het naar je klant of je systeem.
Met een vangnet eronder. Valt een taalmodel uit, dan neemt een tweede het over. Gaat er iets buiten de afgesproken grenzen, dan krijg je meteen een bericht.
Waar dit op gebaseerd is
Opvolging die weet wanneer ze moet stoppen.
Offertes maak ik zelf weinig: in mijn webwinkels en cursussen koopt de klant direct. Opvolging draait bij mij wel elke dag. Wie zich inschrijft en nog niet kocht, krijgt een korte reeks mails. Wie intussen koopt, gaat er vanzelf uit. En er geldt een stopregel, zodat niemand eindeloos mail blijft krijgen.
Bij een mailing aan oud-klanten van mijn webwinkel keek een agent elk half uur naar de cijfers en de voorraad, met vaste alarmgrenzen. Werd een grens overschreden, dan hoorde ik het meteen. 57% van de ontvangers opende de mail.
Voor mijn merk WerkGerust bouwde ik dat een offerteaanvraag wordt opgenomen met de gegevens die je nodig hebt voor een prijs, zoals het aantal vierkante meters. Daarna staat "offerte nasturen" als taak klaar.
Eerlijk is eerlijk: een systeem dat zelf offertes schrijft, had ik voor mijn eigen bedrijven niet nodig. Hoe je het inricht, weet ik wel. Het is hetzelfde principe als mijn opvolging: AI maakt het concept, jij tekent.
Wat het kost
Een vaste prijs, en eerst een rekensom.
Dit is mijn vorm Eén taak uit handen. De prijzen zijn exclusief btw. De abonnementen op de programma's staan op jouw naam. Vaak heb je ze al.
Eén taak uit handen
€ 1.495 eenmalig, excl. btw
- Offertes maken én opvolgen: meten, je opbouw vastleggen, inrichten en testen.
- Een uitlegvideo bij de oplevering.
- Een tweede meting na vier weken.
- Dertig dagen vragen per mail.
Rekenvoorbeeld
Voorbeeld, geen belofte
Je maakt 6 offertes per week van drie kwartier, en opvolgen kost je nog een uur per week. Dat is 5,5 uur per week. Bij € 55 per uur en 46 werkweken is dat € 13.915 per jaar aan offertes en opvolging.
Wat beter opvolgen oplevert aan extra opdrachten, laat ik buiten de som. Dat verschilt te veel per bedrijf. Wat ik wel meet: de tijd, en hoeveel offertes er zonder antwoord blijven liggen. Wil je dat het daarna blijft werken, dan is er onderhoud voor € 149 per maand, maandelijks opzegbaar.
Vragen
Wat mensen meestal willen weten.
Stuurt AI zelf offertes of mails naar mijn klanten?
Nee. AI maakt concepten. Jij of een collega leest na en verstuurt. Een offerte is een aanbod waar je aan vast kunt zitten, dus daar tekent altijd een mens voor.
Klinkt een opvolgmail dan niet als een machine?
Niet als hij verwijst naar wat jullie echt bespraken. Daarom haalt AI de details uit je gespreksverslag of je aantekeningen. Klinkt een concept toch algemeen, dan pas je het aan of sla je het over.
Kent AI mijn prijzen?
Alleen de prijzen die ik erin zet, uit jouw prijslijst. Controleer daarom bij elke offerte de bedragen, aantallen en data voordat hij weggaat. AI kan rekenen, maar soms verzint het iets wat overtuigend klinkt.
Hoe vaak wordt er opgevolgd?
Dat bepaal jij. Een gangbare start is een eerste keer na drie werkdagen en een tweede keer na een week. Daarna stopt het, of je belt zelf. Wie reageert, gaat van de lijst.
Ik heb geen klantsysteem. Kan het dan wel?
Ja. Een goed bijgehouden lijst in Google Sheets of Excel werkt ook: per offerte de klant, de datum, het bedrag en de status. Heb je wel een klantsysteem dat koppelingen toelaat, dan werk ik daarin.
Mogen klantgegevens in AI?
Dat hangt af van het programma en je abonnement. Ik werk alleen met zakelijke instellingen waarin je gegevens niet worden gebruikt om het model te trainen. Voordat ik begin, spreken we af welke gegevens nooit in een AI-tool gaan. Werk ik met gegevens van jouw klanten, dan gelden mijn verwerkersafspraken.
Geen offerte meer die stil blijft.
Vertel me hoe je nu offertes maakt en opvolgt. In de kennismaking van 30 minuten zeg ik of ik er iets mee kan, en wat het zou opleveren.
Kennismaking aanvragenLiever eerst zelf proberen? Lees offertes maken met AI en offertes opvolgen met AI.