Gespreksverslagen automatiseren met AI

Herken je dit?

Het gesprek was goed. Het verslag is er nooit gekomen.

Ik heb tien jaar een callcenter geleid. Daar leerde ik dat een gesprek pas iets waard is als de afspraken ergens staan. In kleine bedrijven staan ze meestal in iemands hoofd.

Nu

Een verslag kost na elk gesprek een kwartier tot een halfuur. Dus het schuift op, en dan gebeurt het niet.
Een week later weet niemand meer precies welke prijs je noemde of wat de klant nog zou sturen.
Is de collega die het gesprek voerde vrij, dan weet de rest niet wat er speelt.

Straks

Na het gesprek staat er een verslag met een vaste opbouw: wie, wat de klant wil, wat is afgesproken, wie wat doet en wat nog open staat.
Het komt op een vaste plek: in je mailbox, in een gedeelde map per klant, of in je klantsysteem als dat kan.
Jij leest het in een paar minuten na. Er gaat niets automatisch naar je klant.

Zo pak ik het aan

Vier stappen, en de meeste doe ik.

Jij vertelt hoe je gesprekken nu gaan en keurt goed wat ik maak. Het inrichten en testen doe ik, op afstand.

1
Meten45 minuten samen

We kijken naar een paar gesprekken van de afgelopen week. Hoeveel gesprekken voer je, hoe lang kost een verslag, en waar staat het nu? Dat getal is de lat.
2
De opbouw kiezenjij keurt goed

Ik stel een vaste opbouw voor die past bij jouw gesprekken. Een eerste gesprek met een nieuwe klant vraagt andere vragen dan een overleg over een lopende klus.
3
Inrichtendat doe ik

Ik regel hoe het gesprek wordt vastgelegd: met een transcript uit Teams, Google Meet of Zoom, of door na afloop in te spreken. Ik kies een taalmodel dat past bij wat je gegevens mogen. En ik zorg dat het verslag op de afgesproken plek komt.
4
Opleveren en nametenna vier weken

Je krijgt een korte video waarin ik laat zien hoe het werkt. Na vier weken meet ik opnieuw. Dan zie je wat het opleverde, of dat het niets opleverde.

Hoe ik AI laat werken

AI maakt het concept. Een mens beslist.

Dit principe zit in alles wat ik bouw, ook in mijn eigen bedrijven. Het is mijn antwoord op de grootste zorg van ondernemers: dat AI op eigen houtje iets doms naar een klant stuurt.

01 · Concept

AI doet het voorwerk.

Een verslag, een offerte, een antwoord of een sortering. Snel, en altijd in dezelfde opbouw.

02 · Controle

De software kijkt na.

Is alles ingevuld en klopt het met jouw regels? Ontbreekt er iets, dan gaat het niet verder.

03 · Akkoord

Jij keurt goed.

Met één klik, of één tik op je telefoon. Pas dan gaat het naar je klant of je systeem.

Met een vangnet eronder. Valt een taalmodel uit, dan neemt een tweede het over. Gaat er iets buiten de afgesproken grenzen, dan krijg je meteen een bericht.

Waar dit op gebaseerd is

Ik heb het eerst voor mezelf gebouwd.

Voor mijn eigen merk WerkGerust bouwde ik een telefoonassistent die voor kleine bedrijven de telefoon opneemt. Na elk gesprek maakt die uit het uitgeschreven gesprek een verslag met vaste velden: wie er belde, waarom, hoe dringend het is, wat de uitkomst was en wat de volgende stap is. Daarbij komt een samenvatting van twee of drie zinnen. Dat verslag maakt een taalmodel van Mistral, op servers in de EU, met Claude als reserve.

In de proefgesprekken zag ik waar het misgaat. Een beller die niets zegt, levert een leeg verslag op. Een model neemt een voorbeeld uit de instructie over alsof het echt is. Daarom controleert de software de velden voordat het verslag verder gaat. Die lessen neem ik mee naar jouw verslagen.

Ook mijn eigen werk leg ik zo vast. Na elke werksessie met mijn AI-assistent staat er vanzelf een verslag klaar: wat ik deed, wat ik besloot en wat nog open staat. Sinds mei zijn dat er zo'n 1.600. Zo weet ik weken later nog waarom iets is zoals het is.

Eerlijk is eerlijk: WerkGerust is nog niet open voor klanten. Ik noem het om te laten zien hoe ik werk, niet als resultaat.

Wat het kost

Een vaste prijs, en eerst een rekensom.

Dit is mijn vorm Eén taak uit handen. De prijzen zijn exclusief btw. De abonnementen op de programma's staan op jouw naam. Vaak heb je ze al.

Eén taak uit handen

€ 1.495 eenmalig, excl. btw

Meten, opbouw kiezen, inrichten en testen.
Een uitlegvideo bij de oplevering.
Een tweede meting na vier weken.
Dertig dagen vragen per mail.

Rekenvoorbeeld

Voorbeeld, geen belofte

Je voert 6 klantgesprekken per week en een verslag kost je 25 minuten. Dat is 2,5 uur per week. Bij € 55 per uur en 46 werkweken is dat € 6.325 per jaar aan verslagen schrijven.

Hoeveel AI daarvan overneemt, verschilt per bedrijf. Daarom meet ik het, vooraf en na vier weken. Wil je dat het daarna blijft werken, dan is er onderhoud voor € 149 per maand, maandelijks opzegbaar.

Vragen

Wat mensen meestal willen weten.

Moet ik mijn gesprekken opnemen?

Nee. Je kunt ook direct na het gesprek twee minuten inspreken wat er is besproken. Daar maakt AI net zo goed een verslag van, alleen minder compleet. Neem je wel op, vraag het dan altijd eerst aan de ander en vertel wat je met de opname doet.

Waar blijven de opnames en de verslagen?

In jouw accounts, niet in de mijne. We spreken af hoe lang een opname bewaard blijft. Mijn advies: weg zodra het verslag is nagelezen. Werk ik met gegevens van jouw klanten, dan gelden mijn verwerkersafspraken.

Klopt het verslag altijd?

Nee. AI kan iets verkeerd verstaan, vooral namen, bedragen en data. Daarom gaat er niets automatisch naar je klant. Jij of een collega leest het verslag na voordat het verder gaat. Dat kost een paar minuten.

Werkt het ook voor telefoongesprekken?

Ja, als het gesprek wordt uitgeschreven of als je het na afloop inspreekt. Wat bij jou het makkelijkst is, hangt af van je telefoon en je abonnement. Dat zoek ik voor je uit.

Welke AI gebruik je?

Dat hangt af van wat je al hebt en wat je gegevens mogen. Heb je Microsoft 365 of Google Workspace, dan begin ik daar. Moeten de gegevens in de EU blijven, dan kies ik een model dat daar draait, zoals Mistral. Ik werk dagelijks met meerdere modellen, dus ik hoef je er geen aan te smeren.

Ik heb geen klantsysteem. Kan het dan wel?

Ja. Dan komt het verslag in je mailbox of in een gedeelde map, per klant op volgorde. Heb je wel een klantsysteem, dan kijk ik of het verslag er automatisch in kan. Lukt dat niet netjes, dan zeg ik het vooraf.

Geen verslag meer achteraf.

Vertel me welke gesprekken je voert. In de kennismaking van 30 minuten zeg ik of ik er iets mee kan, en wat het zou opleveren.

Kennismaking aanvragen

Liever eerst zelf proberen? Lees hoe je een gespreksverslag maakt met AI.

Na elk gesprek staat het verslag klaar.