Terugkerende e-mails beantwoorden met AI

Herken je dit?

Je typt hetzelfde antwoord voor de tiende keer.

In het callcenter hadden we voor elke vraag een vast antwoord, en toch klonk niemand als een robot. Dat is de kunst: vaste feiten, en een mens die ze vertelt. In je mailbox werkt het net zo.

Nu

Een groot deel van je mail is een variant op vijf of tien vragen. Toch begin je elke keer opnieuw.
Het antwoord hangt af van wie de mail oppakt. De een vergeet de levertijd, de ander de voorwaarden.
Als het druk is, wacht de klant twee dagen op een antwoord van twee zinnen.

Straks

Bij elke nieuwe mail met een bekende vraag staat een concept klaar in je mailbox, in jouw toon en met de juiste feiten.
Vragen die niet in de kennisbank staan, krijgen een label. Die pak jij zelf op.
Er gaat niets vanzelf weg. Jij leest na en drukt op versturen.

Zo pak ik het aan

Vier stappen, en de meeste doe ik.

Jij vertelt welke vragen steeds terugkomen en keurt goed wat ik maak. Het inrichten en testen doe ik, op afstand.

1
Meten45 minuten samen

We nemen samen een week mail door. Welke vragen komen steeds terug, hoeveel tijd kost het beantwoorden, en hoe snel krijgt de klant nu antwoord? Dat is de lat.
2
Kennisbank en toonjij keurt goed

Ik zet de feiten op een rij die in je antwoorden horen: prijzen, levertijden, voorwaarden en veelgestelde vragen. Plus een paar mails van jou die goed vielen, zodat AI je toon leert. Jij leest alles na.
3
Inrichtendat doe ik

Ik koppel je mailbox, zodat er bij elke nieuwe mail met een bekende vraag een concept klaarstaat. Heb je meerdere merken of afdelingen, dan krijgt elk een eigen kennisbank. Ik test het met de mails van de afgelopen weken.
4
Opleveren en nametenna vier weken

Je krijgt een korte video waarin ik laat zien hoe het werkt. Na vier weken meet ik opnieuw. Dan zie je wat het opleverde, of dat het niets opleverde.

Hoe ik AI laat werken

AI maakt het concept. Een mens beslist.

Dit principe zit in alles wat ik bouw, ook in mijn eigen bedrijven. Het is mijn antwoord op de grootste zorg van ondernemers: dat AI op eigen houtje iets doms naar een klant stuurt.

01 · Concept

AI doet het voorwerk.

Een verslag, een offerte, een antwoord of een sortering. Snel, en altijd in dezelfde opbouw.

02 · Controle

De software kijkt na.

Is alles ingevuld en klopt het met jouw regels? Ontbreekt er iets, dan gaat het niet verder.

03 · Akkoord

Jij keurt goed.

Met één klik, of één tik op je telefoon. Pas dan gaat het naar je klant of je systeem.

Met een vangnet eronder. Valt een taalmodel uit, dan neemt een tweede het over. Gaat er iets buiten de afgesproken grenzen, dan krijg je meteen een bericht.

Waar dit op gebaseerd is

Mijn eigen mailassistent verstuurt nooit zelf.

Ik heb meerdere merken, en dus meerdere mailboxen. Daarvoor bouwde ik een mailassistent die bij een mail een concept maakt. Aan het adres ziet hij voor welk merk de mail is, en hij pakt de kennis van dat merk erbij. Valt het taalmodel uit, dan neemt een tweede het over. En hij verstuurt nooit zelf: het concept wacht op mij.

Voor mijn merk WerkGerust bouwde ik dezelfde keten voor lokale ondernemers. Er komt een mail binnen, de assistent schrijft een concept met de kennis van de website van het bedrijf, en de eigenaar keurt goed. Die kennis haalt een scanner vanzelf van de site.

Eerlijk is eerlijk: beide zijn van begin tot eind getest, maar ik gebruik ze nog niet dagelijks, en bij klanten draait het nog nergens. Ik noem ze om te laten zien hoe ik werk, niet als resultaat.

Wat het kost

Een vaste prijs, en eerst een rekensom.

Dit is mijn vorm Eén taak uit handen. De prijzen zijn exclusief btw. De abonnementen op de programma's staan op jouw naam. Vaak heb je ze al.

Eén taak uit handen

€ 1.495 eenmalig, excl. btw

Meten, de kennisbank vullen, inrichten en testen.
Een uitlegvideo bij de oplevering.
Een tweede meting na vier weken.
Dertig dagen vragen per mail.

Rekenvoorbeeld

Voorbeeld, geen belofte

Je krijgt 40 mails per week met een vraag die vaker terugkomt, en elk antwoord kost 6 minuten. Dat is 4 uur per week. Bij € 50 per uur en 46 werkweken is dat € 9.200 per jaar aan dezelfde antwoorden typen.

Nalezen blijft tijd kosten. Hoeveel er overblijft, meet ik, vooraf en na vier weken. Wil je dat het daarna blijft werken, dan is er onderhoud voor € 149 per maand, maandelijks opzegbaar.

Vragen

Wat mensen meestal willen weten.

Verstuurt AI zelf antwoorden?

Nee. Er staat een concept klaar, en jij of een collega verstuurt. Wil je na een paar maanden dat één soort mail vanzelf weggaat, bijvoorbeeld een ontvangstbevestiging, dan bespreken we dat apart.

Werkt het met Outlook en Gmail?

Ja. Ik richt het in op de mailbox die je al hebt. Je ziet de concepten gewoon in je eigen mailprogramma.

Wat als het antwoord niet klopt?

Daarom lees je na. AI haalt de feiten uit de kennisbank die jij hebt goedgekeurd. Staat iets er niet in, dan hoort het concept dat te zeggen in plaats van te gokken. Klopt een feit niet meer, dan pas je het één keer aan in de kennisbank.

Ik heb meerdere merken of afdelingen.

Dat kan. Elk merk of elke afdeling krijgt een eigen kennisbank en een eigen toon. Zo doe ik het voor mijn eigen merken ook.

Welke AI gebruik je?

Dat hangt af van wat je al hebt en wat je gegevens mogen. Moeten mails in de EU blijven, dan kies ik een model dat daar draait, zoals Mistral. Ik werk met meerdere modellen, zodat een tweede het overneemt als de eerste uitvalt.

Mogen klantgegevens in AI?

Een mail bevat bijna altijd persoonsgegevens. Daarom spreken we af welke mails de assistent wel en niet ziet, en ik werk alleen met zakelijke instellingen waarin je gegevens niet worden gebruikt om het model te trainen. Werk ik met gegevens van jouw klanten, dan gelden mijn verwerkersafspraken.

Dezelfde vraag, één keer goed beantwoord.

Vertel me welke vragen steeds terugkomen. In de kennismaking van 30 minuten zeg ik of ik er iets mee kan, en wat het zou opleveren.

Kennismaking aanvragen

Nog niet zover? Begin met het gratis Inwerkplan. Daarin staat hoe je een bedrijfsbriefing maakt, de basis van elke goede kennisbank.

Het antwoord staat klaar, in jouw toon.