Administratie automatiseren met AI

Herken je dit?

Aan het eind van het kwartaal begint het zoeken.

Ik ben zelf zelfstandige en lever elk kwartaal mijn stukken aan bij mijn boekhouder. Ik weet dus hoe het voelt als er dertig bonnen ergens in je mailbox staan.

Nu

Facturen komen binnen als bijlage, als link of op papier. Ze staan overal.
Betalingen naast facturen leggen gebeurt met de hand, of pas als de boekhouder erom vraagt.
Aan het eind van het kwartaal ben je een avond kwijt aan zoeken.

Straks

Facturen en bonnen uit je mailbox komen vanzelf in één map, met een vaste naam: datum, leverancier en bedrag.
Betalingen staan naast je facturen. Wat niet klopt of ontbreekt, staat op een lijstje.
Elke week een kort overzicht. Aan het eind van het kwartaal staat het pakket voor je boekhouder klaar.

Zo pak ik het aan

Vier stappen, en de meeste doe ik.

Jij vertelt hoe je administratie nu loopt en keurt goed wat ik maak. Het inrichten en testen doe ik, op afstand.

1
Meten45 minuten samen

We kijken waar je facturen en bonnen nu binnenkomen, hoe je boekhouder ze wil hebben en hoeveel tijd je er per maand aan kwijt bent. Dat is de lat.
2
Regels afsprekenjij keurt goed

Welke leverancier hoort bij welke kostenpost, hoe heet een bestand, en wat moet er altijd langs jou? Dat leggen we vast voordat er iets vanzelf gaat.
3
Inrichtendat doe ik

Bijlagen uit je mailbox worden opgehaald, gelezen en gesorteerd, ook een foto van een bon. Betalingen uit je betaalprovider of een export van je bank komen ernaast. Je boekhoudpakket blijft de plek waar het hoort.
4
Opleveren en nametenna vier weken

Je krijgt een korte video waarin ik laat zien hoe het werkt. Na vier weken meet ik opnieuw. Dan zie je wat het opleverde, of dat het niets opleverde.

Hoe ik AI laat werken

AI maakt het concept. Een mens beslist.

Dit principe zit in alles wat ik bouw, ook in mijn eigen bedrijven. Het is mijn antwoord op de grootste zorg van ondernemers: dat AI op eigen houtje iets doms naar een klant stuurt.

01 · Concept

AI doet het voorwerk.

Een verslag, een offerte, een antwoord of een sortering. Snel, en altijd in dezelfde opbouw.

02 · Controle

De software kijkt na.

Is alles ingevuld en klopt het met jouw regels? Ontbreekt er iets, dan gaat het niet verder.

03 · Akkoord

Jij keurt goed.

Met één klik, of één tik op je telefoon. Pas dan gaat het naar je klant of je systeem.

Met een vangnet eronder. Valt een taalmodel uit, dan neemt een tweede het over. Gaat er iets buiten de afgesproken grenzen, dan krijg je meteen een bericht.

Waar dit op gebaseerd is

Mijn eigen kwartaal gaat zo.

Voor mijn eigen administratie bouwde ik een scanner voor mijn mailbox. Die haalt facturen en bonnen eruit, leest ook gescande papieren met tekstherkenning en sorteert ze volgens vaste regels. Elk document krijgt een digitale vingerafdruk, zodat niets dubbel wordt geteld. Elke week krijg ik een overzicht, en een melding op mijn telefoon met alleen aantallen: geen bedragen, geen namen.

Betalingen uit mijn betaalproviders worden naast de bestellingen gelegd. Aan het eind van het kwartaal staat er een overdrachtspakket klaar voor mijn boekhouder.

Eerlijk is eerlijk: dit draait voor mijn eigen administratie, nog niet bij klanten. En het is niet perfect. Een deel van de documenten wijs ik nog steeds zelf toe. Juist daarom staat bij mij alles waar twijfel over is op een lijstje, in plaats van dat het ergens verkeerd terechtkomt.

Wat het kost

Een vaste prijs, en eerst een rekensom.

Dit is mijn vorm Eén taak uit handen. De prijzen zijn exclusief btw. De abonnementen op de programma's staan op jouw naam. Vaak heb je ze al.

Eén taak uit handen

€ 1.495 eenmalig, excl. btw

Meten, regels afspreken, inrichten en testen.
Een uitlegvideo bij de oplevering.
Een tweede meting na vier weken.
Dertig dagen vragen per mail.

Rekenvoorbeeld

Voorbeeld, geen belofte

Iemand in je bedrijf is 2 uur per week kwijt aan facturen zoeken, sorteren en betalingen nalopen. Bij € 45 per uur en 46 werkweken is dat € 4.140 per jaar aan administratief zoekwerk.

Hoeveel AI daarvan overneemt, verschilt per bedrijf. Daarom meet ik het, vooraf en na vier weken. Wil je dat het daarna blijft werken, dan is er onderhoud voor € 149 per maand, maandelijks opzegbaar.

Vragen

Wat mensen meestal willen weten.

Doe jij mijn boekhouding?

Nee. Ik richt in dat je stukken compleet en gesorteerd klaarstaan. Boeken en aangifte doen blijft bij jou of je boekhouder. Die is er meestal juist blij mee.

Werkt het met mijn boekhoudpakket?

Vaak wel. Veel pakketten hebben een mailadres of een map waar je facturen in kunt zetten, of een koppeling. Welke route bij jouw pakket werkt, zoek ik uit tijdens de meting. Lukt het niet netjes, dan zeg ik het vooraf.

En bonnen op papier?

Maak er een foto van en mail die naar een vast adres, of zet hem in een map. Tekstherkenning leest de datum, de leverancier en het bedrag. Wat onleesbaar is, komt op je lijstje.

Wat als er iets verkeerd wordt gesorteerd?

Dan zie je het in het weekoverzicht. Elk document houdt zijn herkomst, zodat je het terugvindt. Ik pas de sorteerregel aan, en daarna gaat het goed.

Kun je ook herinneringen voor openstaande facturen klaarzetten?

Ja, als concept. Elke week een lijstje met wie te laat is, met per klant een vriendelijke herinnering. Jij beslist of hij weggaat.

Zijn financiële gegevens wel veilig in AI?

We spreken af welke gegevens een AI-tool mag zien. Voor het lezen van facturen kan dat vaak met een model dat in de EU draait, of met gewone tekstherkenning zonder AI. Meldingen op je telefoon bevatten alleen aantallen, geen bedragen of namen. Werk ik met jouw gegevens, dan gelden mijn verwerkersafspraken.

Geen kwartaal meer met zoekwerk.

Vertel me hoe je administratie nu loopt. In de kennismaking van 30 minuten zeg ik of ik er iets mee kan, en wat het zou opleveren.

Kennismaking aanvragen

Nog niet zover? Begin met het gratis Inwerkplan. Stap 2 gaat over orde in je informatie, en daar begint goede administratie.

Elke bon en elke betaling op zijn plek.