Aanvragen automatisch verwerken met AI

Herken je dit?

De aanvraag kwam binnen. Daarna bleef hij liggen.

In het callcenter leerde ik dat wie het snelst terugbelt, meestal de klus krijgt. In kleine bedrijven ligt een aanvraag vaak een dag in de mailbox, omdat iemand hem eerst moet overtypen.

Nu

Aanvragen komen binnen via je formulier, je mail en de telefoon. Elk kanaal op een eigen plek.
Iemand typt ze over in een lijst of een klantsysteem. Als het druk is, gebeurt dat 's avonds, of niet.
De klant hoort niets, en belt intussen de volgende op zijn lijstje.

Straks

Elke aanvraag komt op één plek, in vaste velden: wie, wat, waar en hoe dringend.
De klant krijgt meteen een bevestiging in jouw toon. Wat dringend is, komt direct bij jou binnen.
Jij ziet per aanvraag wat de volgende stap is: terugbellen, een afspraak plannen of een offerte maken.

Zo pak ik het aan

Vier stappen, en de meeste doe ik.

Jij vertelt hoe aanvragen nu binnenkomen en keurt goed wat ik maak. Het inrichten en testen doe ik, op afstand.

1
Meten45 minuten samen

We lopen na waar aanvragen binnenkomen en wat er daarna mee gebeurt. Hoeveel zijn het per week, hoe lang duurt het overtypen, en hoe snel krijgt de klant nu antwoord? Dat is de lat.
2
De route kiezenjij keurt goed

Ik stel voor welke gegevens je bij elke aanvraag wilt hebben, waar ze terechtkomen en wat de klant meteen terugkrijgt. Jij bepaalt wat dringend is.
3
Inrichtendat doe ik

Ik breng je formulier en je mailbox samen op één plek: je klantsysteem als dat aanvragen aanneemt, anders een overzichtelijke lijst. AI haalt de gegevens uit de vrije tekst. Ik test het met echte aanvragen van de afgelopen weken.
4
Opleveren en nametenna vier weken

Je krijgt een korte video waarin ik laat zien hoe het werkt. Na vier weken meet ik opnieuw. Dan zie je wat het opleverde, of dat het niets opleverde.

Hoe ik AI laat werken

AI maakt het concept. Een mens beslist.

Dit principe zit in alles wat ik bouw, ook in mijn eigen bedrijven. Het is mijn antwoord op de grootste zorg van ondernemers: dat AI op eigen houtje iets doms naar een klant stuurt.

01 · Concept

AI doet het voorwerk.

Een verslag, een offerte, een antwoord of een sortering. Snel, en altijd in dezelfde opbouw.

02 · Controle

De software kijkt na.

Is alles ingevuld en klopt het met jouw regels? Ontbreekt er iets, dan gaat het niet verder.

03 · Akkoord

Jij keurt goed.

Met één klik, of één tik op je telefoon. Pas dan gaat het naar je klant of je systeem.

Met een vangnet eronder. Valt een taalmodel uit, dan neemt een tweede het over. Gaat er iets buiten de afgesproken grenzen, dan krijg je meteen een bericht.

Waar dit op gebaseerd is

Mijn eigen bestellingen handelen zichzelf af.

In mijn eigen bedrijven gaat dit al zo. Koopt iemand een cursus, dan staat de toegang klaar zodra de betaling binnen is. Wordt er terugbetaald, dan gaat de toegang weer dicht. In mijn webwinkel voor softwarelicenties krijgt de klant na de betaling vanzelf zijn code, met de mail erbij. Daar komt geen hand aan te pas.

Voor mijn merk WerkGerust bouwde ik ook de telefoonkant. Een assistent neemt de aanvraag op, vraagt door met vragen die passen bij het soort bedrijf, zet spoed direct door en maakt een terugbelverzoek. Afspraken komen in de agenda, en de aanvraag kan via Zapier, Make of n8n door naar een klantsysteem.

Eerlijk is eerlijk: de bestellingen draaien live in mijn eigen bedrijven. WerkGerust is getest, maar nog niet open voor klanten. Ik noem het om te laten zien hoe ik werk, niet als resultaat.

Wat het kost

Een vaste prijs, en eerst een rekensom.

Dit is mijn vorm Eén taak uit handen. De prijzen zijn exclusief btw. De abonnementen op de programma's staan op jouw naam. Vaak heb je ze al.

Eén taak uit handen

€ 1.495 eenmalig, excl. btw

Meten, de route kiezen, inrichten en testen.
Een uitlegvideo bij de oplevering.
Een tweede meting na vier weken.
Dertig dagen vragen per mail.

Rekenvoorbeeld

Voorbeeld, geen belofte

Er komen 20 aanvragen per week binnen, en overtypen en een eerste antwoord kosten 9 minuten per stuk. Dat is 3 uur per week. Bij € 55 per uur en 46 werkweken is dat € 7.590 per jaar aan aanvragen verwerken.

De klussen die je misloopt omdat je te laat terugbelt, staan daar nog niet in. Hoeveel AI van dat werk overneemt, meet ik, vooraf en na vier weken. Wil je dat het daarna blijft werken, dan is er onderhoud voor € 149 per maand, maandelijks opzegbaar.

Vragen

Wat mensen meestal willen weten.

Via welke kanalen kan het?

Je websiteformulier en je mailbox zijn het eenvoudigst. Een telefoonlijn kan ook, als gesprekken worden uitgeschreven of een assistent opneemt. Dat vraagt meer inrichting, dus dat bespreek ik vooraf.

Krijgt de klant een automatisch antwoord?

Alleen een bevestiging: je aanvraag is binnen, en je hoort binnen een afgesproken tijd van ons. Die tekst schrijven we samen, en hij verandert niet vanzelf. Een inhoudelijk antwoord lees jij altijd eerst na.

Ik heb geen klantsysteem. Kan het dan wel?

Ja. Dan komen de aanvragen in een gedeelde lijst, bijvoorbeeld in Google Sheets of Excel, met een status per aanvraag. Neemt je klantsysteem aanvragen aan via Zapier, Make of n8n, dan zet ik ze daar direct in. Lukt dat niet netjes, dan zeg ik het vooraf.

Wat als AI een aanvraag verkeerd leest?

Dat kan, vooral bij rommelige mails. Daarom staat de oorspronkelijke tekst altijd bij de aanvraag. De software controleert of de vaste velden zijn ingevuld. Ontbreekt er iets, dan komt de aanvraag bij jou met de vraag om even te kijken.

Wat gebeurt er met spam?

Je formulier krijgt een spamfilter. Wat verdacht is, komt in een aparte lijst en niet tussen je echte aanvragen. Die lijst kun je af en toe nalopen.

Mogen de gegevens van mijn klanten hierdoor?

Een aanvraag bevat persoonsgegevens. Daarom spreken we af welke programma's ze zien en hoe lang ze bewaard blijven. Werk ik met gegevens van jouw klanten, dan gelden mijn verwerkersafspraken.

Geen aanvraag meer die blijft liggen.

Vertel me waar je aanvragen binnenkomen. In de kennismaking van 30 minuten zeg ik of ik er iets mee kan, en wat het zou opleveren.

Kennismaking aanvragen

Liever eerst lezen? Over het overtypen tussen systemen gaat stap 4 van AI implementeren in je bedrijf.

Elke aanvraag komt vanzelf op de goede plek.